電子帳簿保存法のスキャナ保存とは？【業務効率化を実現】最新の要件や導入のポイントを解説

電子帳簿保存法のスキャナ保存とは

ここでは、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」について、その基本から解説します。社会全体のペーパーレス化やDX推進の流れを受け、経理業務のあり方も大きく変わろうとしています。スキャナ保存は、その変化に対応するための重要な制度の1つです。

電子帳簿保存法の保存区分の1つ

スキャナ保存は、電子帳簿保存法で定められた3つの保存区分のうちの一つです。電子帳簿保存法には、保存するデータの種類に応じて「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」という3つの区分が設けられています。

スキャナ保存は取引先から受け取った紙の請求書や領収書、自社で作成した書類の控えなどをスキャナーで読み取り、電子データとして保存する方法を指します。決められた要件を守れば、紙の原本を破棄することも認められています。これにより、物理的な保管スペースやコストを削減できるほか、業務効率化やペーパーレス化の推進にもつながります。

スキャナ保存の対象書類と要件

電子帳簿保存法のスキャナ保存には、対象となる書類と満たすべき要件が定められています。

対象書類

スキャナ保存の対象となるのは、事業活動を行う上で発生する「国税関係書類」のうち、法令により対象外とされる一部の書類を除くすべての書類です。

具体的には、取引先から紙で受け取る請求書や領収書はもちろん、自社で作成して相手方に渡した見積書、納品書、注文書の控えも含まれます。これらの書類は、決算書を作成する際の基礎資料となるだけでなく、税務調査の際には取引の事実を証明する重要な証拠となります。

そのため、法律に則った適切な管理が求められます。もし紙のままで管理していると、キャビネットの中で紛失したり、誤って破棄してしまったりするリスクが常に伴います。また、必要な書類を探し出すのに時間がかかり、業務の非効率を招く原因にもなります。

スキャナ保存の要件

スキャナ保存の要件は、対象となる書類の重要度によって内容が異なります。法律では、書類を「重要書類」と「一般書類」の二つに分類して、それぞれに異なるルールを定めています。

まず、契約書や納品書、請求書、領収書といった、企業の資金や物の流れに直接結びつく書類は「重要書類」に分類されます。

これらの書類は取引の根幹をなすため、より厳格な保存要件が課せられています。一方で、見積書や注文書など、取引の申し込みや交渉段階で作成される書類は「一般書類」として扱われ、重要書類に比べて多少要件が緩和されています。

どちらの書類も満たすべき要件は、「真実性の確保」と「可視性の確保」の二つです。「真実性の確保」とは、保存された電子データが本物であり、作成されてから誰も不正に手を出していない状態を保証することを指します。

そのためスキャナーで読み取る際には、文字がはっきりと読める解像度や、色の濃淡を再現できる階調に関する要件が定められています。さらに、保存したデータが後から改ざんされていないかを確認できるよう、訂正・削除の履歴が残る仕組みや、電子的な時刻証明であるタイムスタンプの付与も求められます。

一方「可視性の確保」は、保存した電子データを必要な時にすぐに探し出し、明瞭に見える状態で表示できる環境を整えることです。

具体的には、取引年月日や金額、取引先名でデータを検索できる機能の整備や、PCのディスプレイやプリンターで明瞭に出力できる状態にしておくことが求められます。

2024年1月の法改正による変更点

2024年1月の法改正により、電子帳簿保存法のスキャナ保存に関する要件が緩和されました。この改正は、企業のDX推進を後押しし、特に中小企業の負担を軽減する目的があります。

一部情報の保存が不要に

スキャナーで読み取った画像の解像度や階調、大きさといった情報や、スキャン作業を行った担当者に関する情報の保存が不要になりました。

以前はこれらの情報も電子データの信頼性を証明する一部とされていましたが、技術の進歩により他の方法でも担保できるようになったためです。この変更により、保存するデータの管理項目が減り、現場担当者の業務負担が軽減されました。

スキャナ保存を始める際のポイント

電子帳簿保存法に則ったスキャナ保存を導入するためには、ただスキャナーを準備するだけでは不十分です。ここでは電子帳簿保存法に則ったスキャナ保存をスムーズに導入するための、3つのポイントを解説します。

1. データを検索できるようにする
2. タイムスタンプや変更履歴が確認可能なシステムを導入する
3. 保存要件を満たすスキャナーを導入する

１.データを検索できるようにする

スキャナーで保存したデータは、税務調査などで求められた際にすぐ提示できるよう、検索機能を確保しておく必要があります。

具体的には「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つの項目でデータを検索できる状態にすることが定められています。税務調査官が特定の取引をピンポイントで確認したい場合に、これらの情報が検索の手がかりとなるためです。

この検索機能は、日常業務の効率化にも役立ちます。例えば、特定の取引先からの請求書について内容を確認したい場合や、過去の取引内容を振り返りたい場合に、請求書や関連書類をすばやく見つけ出すことが可能です。

誰でもすぐに必要な情報へアクセスできるため、業務の属人化を防ぎ、組織全体の生産性向上にもつながります。

２.タイムスタンプや変更履歴が確認可能なシステムを導入する

スキャナ保存では、電子データの真実性を確保する措置が不可欠です。これは、保存されたデータが「作成された時点から改ざんされていない」という事実を証明するための仕組みです。

具体的には、訂正や削除の履歴がすべて記録として残るシステムの利用が推奨されます。このようなシステムでは「いつ、誰が、どのデータを更新したか」というログが自動で保存されるため、不正な操作を抑止し、万が一問題が発生した際にも原因を追跡しやすくなります。

他にも電子的なスタンプである「タイムスタンプ」を付与する方法もあります。タイムスタンプは、ある時点でそのファイルが存在し、その後改ざんされていないことを第三者機関が証明するものです。このスタンプがあることで、電子データの真実性が確保されます。自社の業務フローやコストを考慮し、どちらの方法が適しているかを選択しましょう。

３.保存要件を満たすスキャナーを導入する

スキャナ保存を行うには、一定の性能を持つスキャナーが必要です。具体的には、解像度が200dpi相当以上であること、そして赤・緑・青の各色がそれぞれ256階調以上で読み取れるカラー対応であることが要件です。

ただし現在市販されている一般的なスキャナーや複合機であれば、基本的にこの要件を満たしています。

また、見積書などの一般書類であれば、白黒（グレースケール）でのスキャンも認められています。さらにスマートフォンのカメラで撮影した画像データも、これらの要件を満たせばスキャナ保存として認められるため、外出先で受け取った領収書などをその場で電子化でき、利便性が向上しています。

スキャナ保存に適したシステムの選び方

スキャナ保存に対応したシステムは数多く存在します。自社に適したシステムを選ぶためには、いくつかの視点で比較検討すると良いでしょう。

JIIMA認証を受けている

システム選定で参考となるのが「JIIMA認証」です。

この認証は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が、電子帳簿保存法の法的要件を満たしていると判断したソフトウエアに与える認証です。自社で法律の条文を細かく読み解かなくても、この認証マークがあることで、法要件を満たしていると客観的に判断できます。

使用しているシステムと連携できる

現在使用している会計ソフトやワークフローシステムと連携できるかも、重要な選定ポイントです。

システム連携がスムーズに行えると、スキャナ保存した請求書データをそのまま承認フローに乗せたり、会計処理に自動で添付できたりします。

例えば、取り込んだ請求書データから仕訳情報が自動で作成されれば、経理担当者の手入力の手間が省け、人為的ミスも防げます。

このようにデータ管理を一元化することで、業務全体の効率化が期待できます。

セキュリティー対策を確認する

スキャナ保存では、企業の取引に関する重要な書類を電子データとして扱います。

請求書には取引金額や振込先口座など、企業の機密情報が含まれるため、システムのセキュリティー対策は念入りに確認しましょう。

情報漏えいは企業の信用を大きく損なうことにつながります。不正なアクセスを防ぐためのアクセス権限管理や二段階認証、通信や保存データの暗号化、そして災害などに備えたバックアップ体制が整っているかなどをチェックしましょう。

まとめ

電子帳簿保存法のスキャナ保存は、紙で受領・作成した請求書や領収書などを電子化して保管するための制度です。近年の法改正によって保存要件が緩和され、多くの企業にとって以前よりも導入しやすい環境が整いました。

スキャナ保存を円滑に始めるには、電子データを検索できる仕組みの構築や、タイムスタンプ付与などの信頼性確保の措置が必要です。

そのため、専用のシステムを導入するのが効率よく対応できる解決策となります。システムを選ぶ際には、JIIMA認証の有無や既存システムとの連携性、そして万全なセキュリティー対策が施されているかを確認しましょう。まずは特定の部署や一部の書類から試すなど、段階的に導入を進めるのも有効な方法です。

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• 電子帳簿保存法に対応した保存要件で受領した請求書データを適切に保管
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※Sansan株式会社が規定する条件を満たした場合のデータ化精度

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