電子帳簿保存法での領収書の扱いは？保存要件からシステム導入のメリットまで解説

電子帳簿保存法の保存要件とは

電子帳簿保存法は、国税に関する帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。そのデータの保存には要件が定められています。

電子保存の対象となる書類

電子帳簿保存法の対象は、大きく分けて3種類あります。

• 国税関係帳簿
• 国税関係書類
• 電子取引

「国税関係帳簿」は仕訳帳や総勘定元帳、固定資産台帳などが挙げられます。「国税関係書類」は、貸借対照表などの決算関連書類と、請求書などの取引関係書類が対象です。事業者自らが会計システムなどを利用し、帳簿を会計期間の最初から電子的に作成した場合、一定の要件を満たすことで、電子データとして保存することが可能です。

そして、メールやクラウドサービスなどで授受された領収書や請求書、見積書は「電子取引」に該当し、これらも電子保存の対象となります。

2024年法改正による変更点

2024年1月1日から、電子帳簿保存法に関するルールが変更されました。経理業務に直接影響するため、変更点を正確に把握しておく必要があります。

電子取引データの電子保存が義務化

電子取引でやりとりしたデータの電子保存が完全に義務化された点です。これまでは宥恕（ゆうじょ）措置がありましたが、2024年1月1日以降は、メールやクラウドサービスなどを通じて受け取った領収書や請求書を、紙に印刷して保存する方法は原則として認められなくなりました。

電子帳簿保存法における領収書の保存方法

電子帳簿保存法に対応して領収書を保存する方法は、領収書の受け取り方によって2種類に分かれます。

紙のスキャナ保存

紙で受け取った領収書は、スキャナで読み取って電子データとして保存します。このスキャナ保存を行うには、一定の要件を満たす必要があります。具体的には、解像度が200dpi以上であることや、カラー画像で読み取ることなどが定められています。また、データの訂正や削除の事実を確認できるシステムで保存する、もしくはタイムスタンプを付与する必要があります。

電子取引データの保存

電子メールの添付ファイルや、クラウドサービス上で受け取った領収書は、紙に印刷せず電子データのまま保存します。ECサイトのマイページからダウンロードした領収書や、EDI取引（企業間の電子データ交換）で授受した取引情報も対象です。

保存する際は、「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。真実性の確保とは、データの改ざんを防ぐ措置を指します。一方、可視性の確保は、税務調査などの際にデータを速やかに表示・印刷できる状態にしておくための要件です。

領収書の保存期間

領収書の保存期間は、法人税法によって定められています。

領収書を電子化している場合

電子データで保存している領収書は、原則として事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。例えば、3月決算の法人の場合、5月末が提出期限なので、その翌日である6月1日から7年間保存する義務が生じます。

領収書を電子化していない場合

紙の領収書を電子化せずに原本のまま保存する場合も、電子データと同様、確定申告書の提出期限の翌日から7年間は保存が必要です。この期間内に誤って破棄してしまうと、税務調査の際に経費として認められない可能性があります。

システムで領収書を電子保存するメリット

領収書を電子帳簿保存法に対応したシステムで電子保存すると、4つのメリットが生まれます。

1. 経費精算業務の効率化
2. 紛失や改ざんリスクの低減
3. 保管スペースやコストの削減
4. 働き方の選択肢の増加

１.経費精算業務の効率化

領収書をシステムで保存すると、電子帳簿保存法に準拠した形で自動的に保存できます。また、申請者はスマートフォンで領収書を撮影し、そのまま経費精算の申請が可能です。経理担当者は、申請内容のチェックから支払い処理まで、一連の業務をシステム上で完結させられるため、業務全体の効率化が期待できます。

２.紛失や改ざんリスクの低減

紙の領収書は、のり付けやファイリングの手間がかかる上に、紛失や破損のリスクが常に伴います。システムで電子データを管理すれば、そのような物理的なリスクを抑える効果が期待できます。またアクセス権限の設定や操作ログの記録により、不正な改ざんを防止します。

３.保管スペースやコストの削減

紙の書類を7年間保管するには、相応のスペースが必要です。また、キャビネットやファイル、倉庫などを確保するための物理的なコストがかかります。電子保存に切り替えれば、保管スペースが不要になり、関連するコストも削減できます。

４.働き方の選択肢の増加

領収書の電子保存は、柔軟な働き方を後押しできます。経費精算のために出社する必要がなくなるため、テレワークや在宅勤務にも対応可能です。出張先からでも経費精算が可能になるなど、社員の利便性も向上します。これにより、子育てや介護といった事情を抱える社員も働きやすくなり、多様な人材が長く活躍できる環境を整えられます。

システムで領収書を電子保存するデメリット

領収書の電子保存をシステムで行うことには多くの利点がありますが、一方でデメリットもあります。システム導入を検討する際は、これらの点も踏まえて準備を進めることが必要です。

1. 導入コストとマンパワーがかかる
2. 業務フローを変更する必要がある

１.導入コストとマンパワーがかかる

システムを導入するには、初期費用や月額利用料などのコストが発生します。また、担当者は通常業務に加えて、システムの選定や導入設定を行います。そのためシステム導入が完了するまでには、ある程度のコストとマンパワーが必要です。

導入にあたっては、条件を満たせば「IT導入補助金」を活用できる場合もあります。

また、ベンダーのサポートサービスを活用したり、IT部との連携を取ったりすることで、経理担当者の負担を軽減することが期待できます。

参照：サービス等生産性向上IT導入支援事業費補助金「IT導入補助金」

２.業務フローを変更する必要がある

新しいシステムを導入すると、これまでの経費精算方法や領収書の管理方法といった業務フローの変更が求められます。全従業員に新しい手順を周知し、慣れてもらうまでの移行期間が必要です。もし既存のフローに固執し、システムと運用が合わないままだと、かえって非効率な業務が増えてしまう可能性があります。

新たな業務フローの作成では関連部署と連携して、現場の意見を取り入れながら進めると、実態に合ったフローが作成できます。またマニュアル配布や説明会を開催すると、経理担当者への問い合わせを減らし、新しいフローで効率よく業務を進められます。

領収書の電子保存でよくあるお悩みとその解決法

電子帳簿保存法に沿って領収書を保存するに当たり、現場では判断に迷う場面もあります。ここでは、よくあるお悩みとその回答をまとめました。

領収書の電子保存は写真でもいい？

スマートフォンで撮影した領収書の写真データも、スキャナ保存の要件を満たしていれば電子保存として認められます。解像度や階調などの要件を満たす必要があるため、使用する経費精算システムやアプリが電子帳簿保存法に対応しているかを確認しておくと安心です。

電子保存していたら原本は破棄してもいい？

スキャナ保存の要件を適切に満たしていれば、スキャン後の紙の領収書（原本）は破棄することは可能です。国税庁も、スキャン後にデータが適正に保存されたことを確認した後であれば、即時に廃棄してよいとの見解を示しています。

なお、電子帳簿保存法一問一答問3には以下のように記載されています。

『令和3年度の税制改正において、適正事務処理要件

（旧規則第3条第5項第4号。紙段階での改ざん等を防止するための仕組み）の規定が廃

止され、令和4年1月1日以後に保存を行う国税関係書類については、定期的な検査を行

う必要がなくなりました。そのため、スキャナで読み取り、折れ曲がり等がないか等の

同等確認を行った後であれば、国税関係書類の書面（紙）は即時に廃棄することとして

差し支えありません。』

引用元：電子帳簿保存法一問一答 【スキャナ保存関係】 令和６年６月 国税庁 

ただし社内規定や運用ルールによっては、一定期間の原本保管を定めている場合もあります。判断に迷う場合は、顧問税理士などの専門家に相談してから判断するのが賢明です。

領収書を印刷して保存してもいい？

メールなどで受け取った領収書は、電子データのまま保存することが必要です。2024年1月1日からはこの対応が完全義務化されており、紙に印刷して保存する方法は認められません。定められた要件を満たした状態で電子データを保存していれば、業務上の必要に応じて別途紙に印刷して利用することは可能です。

まとめ

この記事では、電子帳簿保存法における領収書の取り扱いについて、保存の要件や期間、システム化の利点などを解説しました。

2024年の法改正により、電子取引でやりとりした領収書の電子保存が義務化されました。領収書の電子保存は、経費精算業務の効率化や紛失リスクの低減、ペーパーレス化によるコスト削減など、企業にとって多くのメリットをもたらします。

法令の要件を確実に満たし、スムーズに業務を進めるためには、電子帳簿保存法に対応したシステムを活用するのがおすすめです。自社の運用に合った方法で、領収書の適切な電子保存を進めていきましょう。

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