受領書とは？【テンプレあり】書き方のルールや領収書・納品書との違いを解説

受領書とは？受け取り完了の証明となる重要書類

受領書は、日常的な商取引において活用される重要な書類ですが、その具体的な役割や発行方法について十分に把握されていないケースも見受けられます。ここでは、受領書の基本的な概要と目的について詳しく説明します。

受領書の概要

受領書とは、商品やサービスを受け取った事実を証明するために、受領者（発注者）が発行する書類です。取引において、物品の引き渡しが完了したことを文書として残すことで、取引当事者の認識のずれを防ぎ、信頼関係を構築する役割を担います。

受領書は、商品やサービスを提供した側（受注者）に渡すことで、受け取り完了の証明となります。これにより、納品側は安心して次の工程へ進むことができ、受領側も記録として残すことができます。

受領書を発行する3つの目的

受領書の発行には、主に以下の3つの目的があります。

1. 納品完了の証明

受領書は、納品が完了したことを文書で示す役割を果たします。発注者が受領書を発行することで、受注者は商品が問題なく相手先に届いたことを確認でき、その証拠として保管することができます。

2. 取引トラブルの防止

受領書は、「納品されていない」「数量が一致しない」といった取引上の認識の相違を防ぐ手段となります。万が一トラブルが発生した際には、受領書が客観的な証拠として役立ちます。

3. 取引記録の保全

受領書は、企業会計において、取引が実際に行われたことを証明する証憑書類として活用されます。内部統制や会計処理の正確性を担保するとともに、税務調査などの際にも重要な証拠書類として扱われます。

受領書に発行義務はない

受領書の発行は、法律で義務付けられているものではありません。民法や商法において、発行義務に関する明確な規定は設けられていないため、発行しなくても法的な問題はありません。

しかし、取引慣行として広く浸透しており、取引先から発行を依頼されるケースが多く見られます。特に法人間取引においては、実務上、発行が求められることが一般的です。スムーズな取引のためにも、受領書を発行できる体制を整えておくことが望ましいでしょう。

【比較表で解説】受領書・領収書・納品書の違い

受領書、領収書、納品書は名称が似ているものの、それぞれ異なる役割を担う書類です。それぞれの違いを正しく理解することで、書類の作成や管理を適切に行えるようになります。

3つの書類の役割比較

受領書、領収書、納品書の違いを理解するには、「発行者」「証明する内容」「発行のタイミング」という3つの観点から比較することが効果的です。

受領書と領収書の違い

受領書と領収書の大きな違いは、証明する対象が「物品・サービス」か「代金」かという点です。

受領書は、物品やサービスの受け取りを証明する文書であり、納品が完了した後に発行されます。

一方、領収書は金銭の受け取りを証明する文書で、代金の受領後に発行されます。領収書には、二重請求や過払いを防ぐ役割に加えて、税務上の経費処理に必要な証憑書類としての機能もあります。

領収書の詳細については、以下の記事をお読みください。

受領書と納品書の違い

受領書と納品書は、発行者が「買い手」か「売り手」かという点で大きく異なります。

受領書は、買い手が発行する「受け取り完了の通知」として機能する文書です。納品書の記載内容を確認したうえで、問題なく受け取ったことを売り手に示す役割を担います。

一方、納品書は売り手が発行する「納品内容の通知」であり、納品の内容や数量、日付などを明示する文書です。発行のタイミングは納品時です。

受領書の正しい書き方とマナー【テンプレあり】

受領書を正しく作成することは、取引の信頼性を高め、トラブルを未然に防ぐ上で重要です。ここでは、受領書の実践的なテンプレートとともに、主な記載項目や記載のポイントについて解説します。

受領書の基本テンプレート

受領書の基本的な構成は以下の通りです。

このテンプレートを参考に、取引内容に応じて項目を追加・調整することで、実務に適した受領書を作成できます。

受領書の必須記載項目と書き方のポイント

受領書を作成する際は、以下の項目を正確に記載することが重要です。

宛名

発行先（物品の提供者）の正式名称を記載します。略称や通称ではなく、登記上の正式名称を使用することが望ましいとされています。

企業名や部署宛ての場合は「御中」、担当者個人宛ての場合は「様」を使い分けることがビジネスマナーです。

発行日

一般的には、物品やサービスを受け取った日付を記載します。和暦・西暦のいずれでも問題ありませんが、ほかの書類と表記形式を統一することで管理しやすくなります。

日付は省略せずに年月日を明記しましょう。

発行者情報

自社（受領者）の企業名、住所、電話番号などを正確に記載します。

取引先からの問い合わせにスムーズに対応できるよう、担当部署や担当者名も記載しておくと安心です。

受領内容や金額

受領した物品の「品名」「数量」「単価」「合計金額」などを、注文書や納品書と相違がないよう具体的に記載します。

曖昧な表現は避け、誰が見ても内容が明確に分かるように記載しましょう。

受領印・署名

発行の証明として、企業の角印や担当者の押印、または署名を行います。

各種ビジネス文書の電子化が進む現代においても、押印は取引相手からの信頼性を高める要素として重視される場面が多くあります。

受領書に任意で記載する項目

必須項目に加えて、取引内容や管理のしやすさを考慮し、任意で記載すると有効な項目もあります。

管理番号

請求書番号や注文番号と関連付けることで、社内の書類管理や取引の追跡が容易になります。特に取引件数が多い企業では、管理番号を用いた体系的な管理が業務効率の向上につながります。

但し書き

受領した金銭や物品の用途（例：「○○の購入代金として」）を補足することで、取引内容がより明確になります。後日取引内容を確認する際にも、但し書きがあることで詳細を把握しやすくなります。

受領書の受け渡しマナー

物品を受け取ったら、できるだけ早く発行・送付することが望ましいとされています。目安としては、受領後3営業日以内に発行するのが適切です。

郵送で送付するのが丁寧ですが、取引先の同意があれば、PDF化してメールで送付する方法も一般的です。電子メールの場合は、件名に「受領書送付の件」などと記載し、内容が分かりやすいようにすることが推奨されます。

受領書の保存期間と印紙のルール

受領書は、法令に基づいて一定期間の保存が義務付けられています。さらに、記載内容や金額によっては収入印紙の貼付が必要になる場合もあります。これらの要件を正しく理解し、適切に対応することが重要です。

受領書の保存期間は法律で定められている

受領書は、取引の事実を証明する「証憑書類」に該当するため、法律により保存が義務付けられています。

法人の場合は法人税法に基づき、原則として7年間の保存が必要です。ただし、欠損金が生じた事業年度については10年間の保存が求められます。個人事業主の場合は、所得税法により5年間の保存が義務付けられています。

保存期間の起算日は、書類の発行日ではなく「事業年度の確定申告書の提出期限の翌日」からとなります。たとえば、3月決算の法人が2024年4月に発行した受領書は、2025年6月1日（申告期限の翌日）から7年間保存する必要があります。

参照：国税庁｜「No.5930 帳簿書類等の保存期間」

収入印紙が必要なケース・不要なケース

受領書に収入印紙を貼付する必要があるかどうかは、記載内容と金額によって判断されます。

【必要なケース】5万円以上の金銭を受け取った場合

受領書が金銭の受け取りを証明する場合、印紙税法上の「金銭または有価証券の受取書（第17号文書）」に該当します。記載された受取金額が税抜5万円以上の場合、収入印紙を貼付する必要があります。

印紙税額は、受取金額に応じて以下のように異なります。

なお、印紙を貼付しなかった場合には、本来の印紙税額の3倍に相当する過怠税が課される可能性があるため、注意が必要です。

参照：国税庁｜「No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書」

参照：国税庁｜「印紙税額」

参照：国税庁｜「印紙を貼り付けなかった場合の過怠税」

【不要なケース】5万円未満の金銭、物品の受領、電子データの場合

受取金額が5万円未満の場合は非課税となり、印紙の貼付は不要です。消費税額が明確に区分記載されている場合は、税抜金額で判定します。

物品の受け取りを証明するだけの受領書は、金銭の受取書に該当しないため、原則として印紙は不要です。ただし、物品代金の受領を兼ねる場合には印紙が必要になることがあります。

また、PDFなどの電子データで発行・送付した受領書も、印紙税法上の「文書」には該当しないため、記載金額にかかわらず収入印紙は不要です。これは電子化の大きなメリットの一つです。

受領書の電子化でペーパーレスと業務効率を実現

デジタル化が進む現代において、受領書の電子化は業務効率化やコスト削減のための重要な手段となっています。ここでは、電子化のメリットと注意点について解説します。

受領書を電子化する3つのメリット

受領書を電子化することで、企業は次のような利点を得ることができます。

1. コスト削減

収入印紙代が不要になるほか、紙代・印刷代・郵送費も削減できます。また、物理的な保管スペースが不要になるため、事務所の維持にかかるコストも削減できます。

2. 業務効率の向上

書類の作成・送付・検索・管理にかかる時間を大幅に削減できます。検索機能によって必要な書類を迅速に見つけられるため、業務スピードの向上につながります。また、テレワークにも対応しやすくなります。

3. セキュリティー強化

紙媒体特有の紛失・盗難・劣化のリスクを減らすことができます。火災や水害などの災害時でも、クラウド上にバックアップがあれば書類の紛失リスクを軽減できます。

さらにアクセス権限を設定することで、必要な人だけが閲覧・編集できる環境を構築でき、情報漏えいのリスクも軽減されます。また、変更履歴を記録することで、いつ誰がどのような変更を行ったかを追跡できます。

電子化の鍵「電子帳簿保存法」とは？

受領書を電子データとして法的に有効な形で保存するためには、「電子帳簿保存法」の要件を満たす必要があります。

電子帳簿保存法が求める主要な要件は「真実性の確保」と「可視性の確保」です。

真実性の確保とは、データの改ざんがないことを証明できる状態を指し、タイムスタンプの付与や訂正・削除の履歴管理が必要となります。可視性の確保とは、誰でも内容を確認でき、日付・金額・取引先で検索できる状態を維持することです。

これらの要件を満たすためには、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトや文書管理システムを活用するのが効果的です。システムを導入することで、法的要件を満たしつつ、業務効率の向上も実現できます。

電子帳簿保存法についての詳細は、以下の記事をお読みください。

まとめ

受領書は、商品やサービスの受け取りを証明する重要な文書です。領収書や納品書との違いを正しく理解し、必要な項目を漏れなく記載することで、取引の透明性を確保し、トラブルを防ぐことができます。

また、受領書を電子化することで、受取金額に関係なく印紙税が不要となり、業務効率の向上やコスト削減、セキュリティーの強化など多くのメリットを得られます。

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