経理業務を電子化するには？注目を集める理由やメリット、課題を解説

経理業務の電子化が注目を集める理由

経理業務の電子化が注目される大きな理由は、電子帳簿保存法の改正です。これまでに複数回の改正が行われ、2024年1月1日以降、電子取引における電子データ保存が義務化されました。そのため、企業は電子請求書への移行を求められ、保存方法を模索する必要が生じています。

また、電子帳簿保存やスキャナ保存の要件緩和により、電子化に対応しやすい状況が整ったことも注目を集める理由の一つです。これにより、「紙の書類」を電子で保存するハードルが低くなり、多くの企業が経理業務関連の書類を電子化して業務効率化を図っています。

ほかにも、感染症の流行などによって加速したテレワークの働き方や、バックオフィス業務のDX推進なども電子化の追い風になっていると考えられます。

経理部門で電子化できる帳簿書類

経理部門で扱う帳票には、電子帳簿保存法の対象になるものが多くあります。具体的には、以下のような書類があげられます。

• 帳簿（仕訳帳など）
• 決算書などの決算関係書類
• 契約書
• 納品書
• 請求書
• 領収書
• 見積書
• 注文書
• 検収書
• 経費精算書　など

特に、請求書は発行や保管が頻繁に行われる書類の一つです。そのため、電子化によって得られるメリットが大きく、電子化をスタートする際に最初に取り組む書類として選択されやすいです。

経理業務の電子化に役立つシステム

経理システムを活用することで、業務の電子化が期待できます。ここでは、主要な3つのシステムについてご紹介します。

請求書受領・発行システム

請求書受領・発行システムを導入すると、請求書の受け取りや発行業務を電子化でき、データの一元管理も可能になります。これにより、従来の紙ベースの業務で発生していた多くの手間を削減できます。

例えば、受け取った請求書を自動でデータ化することや、取引先へ発行する請求書をシステム上で簡単に作成・送信することが可能です。これにより、印刷や郵送といった手作業を減らし、情報のやり取りを電子化できます。また、電子帳簿保存法に対応した形式でそのままデータを保存できるため、法的な要件を満たしたペーパーレス管理も容易になります。

経費精算システム

経費精算システムは、社員が行う経費申請から、承認、仕訳作成までを電子化するシステムです。このシステムを導入することで、従来の紙の回覧をなくし、経費処理を迅速化できるのがメリットです。

社員は外出先などからスマートフォンやPCで経費申請を行うことができ、承認者はシステム上で内容を確認できます。さらに、スマートフォンなどで撮影した領収書をそのまま電子データとして取り込めるため、書類のやり取りも不要になります。

申請から承認、そして会計ソフトへの仕訳データ作成まで自動化することで、申請書の差し戻しや領収書の内容確認の手間が減り、経理担当者の負担が軽減されます。

電子帳簿保存システム

電子帳簿保存システムは、請求書や領収書などの重要な文書を電子的に保存し、適切に管理するためのシステムです。このシステムの目的は、電子帳簿保存法に定められた要件を満たしながら、必要な情報を正確に保管することにあります。

電子帳簿保存システムを活用することで、電子保存が効率よくできるほか、膨大なデータから必要な情報をすぐに検索できるようにもなります。

電子帳簿保存法の保存要件については、以下の記事をお読みください。

経理業務を電子化するメリット

経理業務関連の書類を電子化する主なメリットは、以下の5点です。

• コスト削減につながる
• 業務効率化が実現する
• 人為的ミスの防止になる
• テレワークに対応できる
• BCP対策になる

それぞれについて、詳しく解説します。

コスト削減につながる

経理業務における書類を電子化することで、ペーパーレス化が実現し、紙代・印刷代・発送代・書類の保管スペース代などのコストを削減できます。

株式会社Sansanが実施した「請求書の発行業務に関する実態調査」によると、すでに請求書を電子化している企業の7割以上が、メリットとして「社内のペーパーレス化が進んだ」ことを挙げています。また、「郵送代など請求書発行にかかるコストを削減できた」と回答した企業も6割近くに上りました。

請求書が電子化されると、システムが持つ検索機能を使い、必要な情報を素早く見つけることも可能です。これにより、書類のファイリングや保管、検索にかかっていた工数が削減され、人件費の削減にもつながります。

参照：Sansan株式会社｜Sansan、「請求書の発行業務に関する実態調査」を実施

～郵便料金値上げまで半年も、請求書発行は「紙が多い」が約6割。一方で約半数が紙から電子への切り替えを検討～

業務効率化が実現する

書類を紙で作成・保管する場合、印刷や封入、郵送などの手間がかかりますが、電子化によってこれらの業務が効率化され、手間を軽減できます。

例えば、請求書を紙で発行する場合は、印刷して封筒に入れてから郵送する必要がありますが、電子化するとメールやクラウドサービスを利用して随時送付できます。また、受領する場合であっても、データで保管できるようになるため、ファイリング作業が不要になります。

さらに、電子化することでデータ共有なども容易になります。これにより、必要な情報を探す時間や、確認のためのやりとりが減るため、経理業務全体の効率向上に貢献します。

株式会社Sansanの「請求書発行の電子化に関する実態調査」では、請求書を電子化している企業の4割以上が「請求書を処理する時間が減った」と回答しました。「原始的な仕事が減り付加価値の高い業務に時間を回せるようになった」という、具体的な効果についてのコメントも寄せられています。

参照：Sansan株式会社｜Sansan、「請求書の発行業務に関する実態調査」を実施

～郵便料金値上げまで半年も、請求書発行は「紙が多い」が約6割。一方で約半数が紙から電子への切り替えを検討～

人為的ミスの防止になる

経理業務は企業の資金を管理するため、精度の高い作業が求められます。しかし、手作業で膨大な経理書類を処理する場合、人為的ミスが発生しやすくなることも事実です。

例えば、書類の更新や差し替えがある場合、紙の書類では最新版を見落として古い版で業務を行ってしまうことがあります。

各種帳票を電子化することで記入漏れを減らし、誤りを見つけやすくなります。さらに、データとして更新記録が残るため、常に最新の状態で業務を行うことができます。

テレワークに対応できる

紙の書類を扱う場合、印刷や押印が必要であり、オフィスでの作業が必要です。しかし、電子化することで、いつでもどこでも処理やデータの閲覧が可能となり、出張やテレワークにも対応できます。

承認が必要な場合でも、システム上で報告書類を提出し、システム上で承認を得ることが可能です。こうした働き方の柔軟性は、従業員のモチベーション向上にもつながるでしょう。

BCP対策になる

BCP（事業継続計画）とは、自然災害やテロ攻撃などの緊急事態に備えて、事業資産の損害を最小限に抑え、事業を継続または早期復旧するための計画です。

データの電子化とクラウドサービスの活用により、データを分散して管理できます。これにより、万が一に自然災害やサーバー攻撃に見舞われた場合でも、データを保護し、事業を早期に復旧させる体制を構築できるようになります。

経理業務の電子化までのステップ

経理業務の電子化を成功させるためには、計画的かつ段階的に進めることが大切です。システムを導入して終わりではなく、新しい体制がスムーズに運用されるための準備が重要になります。

業務フローの棚卸と要件の決定

まず現在の経理業務のフローを書き出し、棚卸しを行いましょう。請求書の処理や経費精算、帳簿の管理など、それぞれの業務に「誰が」「いつ」「どのような手順で」行っているかを明確にします。

次に、フローの中で時間がかかっている点やミスが発生しやすい点など、課題を抽出します。これらの課題を解決するために、導入するシステムに「どのような機能が必要か」「どの範囲まで自動化したいか」といった具体的な要件を決定します。

システム選定

決定した要件を基準に、最適なシステムを選びます。経理業務の電子化を支援するシステムは数多く存在するため、自社の課題や規模に合っているか確認しながら選定を進めましょう。

例えば、利用料金やサポート体制、既存の会計システムとの連携などを比較検討します。可能であれば、本格導入の前にトライアル期間を利用して、実際に業務の一部をシステム上で試してみると、導入後のイメージがより具体的になります。

初期設定と新しい業務フローの策定

導入するシステムが決まったら、初期設定を行います。この作業には社員のアクセス権限や他のシステムとのデータ連携、セキュリティー対策などの設定が含まれます。

システムの設定と並行して、新しい業務フローも策定しましょう。システム導入によって業務の手順が変わるため、変更点を反映した新しいフロー図やマニュアルを作成する必要があります。誰が、どのタイミングでシステムを利用し、どのような手順で作業を進めるのかを明確に定めることが重要です。

社員への周知と本格稼働

新しい業務フローとシステム利用に関するマニュアルを用意したら、関連部署の社員へ周知を行います。説明会や研修を行うのも有効です。

社員の理解が得られたら、本格的に稼働を開始します。最初からすべての業務をシステムに移行するのではなく、小規模な業務から段階的に導入を始めるのも、スムーズな導入に有効です。

本格稼働後、しばらくは新しいフローに沿って業務が滞りなく進んでいるかを確認し、必要に応じて改善を続けることが成功につながります。

経理業務の電子化における障壁

経理業務における書類を電子化することには多くのメリットがありますが、実際に導入する際には障壁となる課題も存在します。

ここでは、経理業務の電子化における5つの障壁とその対策について解説します。

• 初期費用がかかる
• 社内の業務フローの見直しが必須
• 取引先ごとに請求書の対応が異なる
• システム障害が起こるリスクがある
• セキュリティーリスクがある

初期費用がかかる

経理業務における書類の電子化を進める際には、導入時の初期費用が発生します。具体的には、以下のような費用です。

• システム導入費用
• スキャナーにかかる費用
• 専用のアプリケーションにかかる費用

また、月額利用料が発生する場合には、以下のようなランニングコストがかかります。

• クラウド利用料
• サーバーレンタル料金

ただし、導入にともなう費用と比較しても、電子化によるメリットが大きいことが多いです。自社での電子化の必要性と費用対効果を、比較検討すると良いでしょう。

社内の業務フローの見直しが必要

電子化を検討する場合、まずは業務フローの棚卸しや見直しが必要です。これには、現在の業務プロセスを把握し、問題点を特定する作業が含まれます。この段階での工数はかかるかもしれませんが、電子化による業務効率化を図るための重要なステップといえます。

次に、電子データの保存・管理に関するルールの策定や、新しいシステムの導入にともなう操作説明など、変更した業務フローを社内で周知し、必要に応じて研修を実施する必要があります。

また、新しい業務フローに抵抗感を持つ社員もいるかもしれません。このような場合、電子化の目的やメリットを説明し、変更の必要性を理解してもらうための努力が必要です。社内の業務フローの見直しを行う際には、現場の意見を十分に考慮しながら進めることが大切です。

取引先ごとに請求書の対応が異なる

取引先ごとに請求書の取り扱い方法が異なることも、経理業務の電子化における障壁の一つです。取引先によっては、紙で発行した請求書や、専用のフォーマットでの作成を依頼されるケースもあります。

電子化を推進する際、すべての取引先が電子化に対応できない場合、請求書の発行方法を「紙」「電子」で分ける必要が生じます。これにより、管理が煩雑になる懸念があります。また、電子化を進めるには取引先の了承が必要であり、説明や説得には手間や時間を要すこともあります。

このように、自社の都合だけで電子化を進めることはできないため、取引先の理解・協力が不可欠です。取引先の電子化対応の度合いを調査し、手間と効率化を比較検討する必要があります。

システム障害が起こるリスクがある

経理業務の一部を電子化すると、万が一システム障害が発生した場合に、電子化した書類が閲覧・処理できずに業務が停止してしまうリスクがあります。

リスク軽減のためにも、システムやツールを選定する際には、過去の障害発生頻度や復旧までの期間、対応方法などを事前に調査・確認することが重要です。また、障害が発生した際に迅速に対応するためにも、復旧手順を記したマニュアルを作成し、社内で共有しておくことが必要です。

セキュリティーリスクがある

紙での保管から電子化への移行に伴い、情報漏えいやシステムの停止、データの改ざんといったセキュリティーリスクが懸念されます。

経理部門では、企業の財政に関わる重要な書類や機密性の高い情報を多数取り扱います。これらの情報が外部へ漏れてしまうと、企業の事業継続が困難になる可能性があります。また、取引先の信頼を大きく損なったり、多額の経済的損失が発生したりすることも考えられます。

システムを利用する際には、適切なアクセス制限の設定やデータの暗号化、定期的なバックアップなど、情報保護のための対策をしっかりと講じましょう。

経理業務を電子化するためのポイント

経理業務を電子化する際に、ポイントになる事項は以下の通りです。

• 電子化の目的を明確にする
• 取引先に電子化することを伝える
• 電子帳簿保存法の内容を把握する
• 改ざんや情報漏えいの対策をする

それぞれ詳細を解説します。

電子化の目的を明確にする

経理部門で電子化できる帳票は多くありますが、どの書類を対象にするかによって、得られる効果が異なり、目的を定めないままに電子化を進めると、求める効果が得られない可能性が高まります。そのため、導入するシステムやツールは目的に応じて検討する必要があります。

例えば、受理した請求書を電子化して保管や支払い業務を効率化したい場合は、請求書受領システムが適しています。一方で、経費精算書を電子化して経費精算業務を効率化したい場合は、経費精算ツールの導入が有効でしょう。

また、目的が複数ある場合には、優先順位をつけて段階的に電子化を進めることも重要です。一度に多くの取り組みを行うと、従業員の負担やコストが急増する可能性があるため、段階的な導入が求められます。

取引先に電子化することを伝える

請求書などの書類の電子化は、取引先にも大きな影響を与えることになるため、取引先に電子化することを伝えることは必須です。取引先の理解を得られない場合、導入したシステムやツールが無駄になってしまう可能性もゼロではありません。

また、自社内での電子化への理解が得られたとしても、取引先が電子化した書類の受け入れや保管方法について十分に把握していない場合、業務の円滑な進行に支障が生じる可能性があります。

そのため、電子化を進める前には、取引先に対して電子化の計画を説明し、理解と協力を得ることが大切です。その際には、電子化のメリットや取引先が享受できる利点についても説明すると良いでしょう。

電子帳簿保存法の内容を把握する

電子化を行う際には、電子帳簿保存法の内容を理解することが必要不可欠です。「電子帳簿保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」のそれぞれで、細かく保存要件が定められています。

例えば、スキャナ保存の場合、「真実性の確保」と「可視性の確保」が求められており、以下のような要件を満たす必要があります。

• タイムスタンプの付与
• 修正・削除の事実と内容確認が可能なシステムの利用
• 修正または削除の事実と内容確認が可能なシステムの利用
• システムの利用に関するマニュアルやシステムの外用に関する資料の整備　など

これらは要件の一部であり、どれか一つでも欠けている場合、法的な有効性が認められません。導入後のトラブルを回避するためにも、事前に電子帳簿保存法についての理解を深めておくことが大切です。

改ざんや情報漏えいの対策をする

電子化を進めるに当たり、クラウドサービスなどをはじめとするデジタルシステムの利用・管理は不可欠です。新たなテクノロジーやノウハウを導入する際には、情報漏えいやサーバー攻撃によるデータの改ざん・盗難といったリスクに対する、十分なセキュリティー対策が必要です。

また、組織内の統制強化するためには、セキュリティーリスクの対策を講じるだけでなく、社員のセキュリティー意識を向上させるために、ガイドラインの策定や社内教育の機会を設けることも重要です。

まとめ

経理業務の電子化は、電子帳簿保存法の義務化も後押しとなり、多くの企業にとって喫緊の課題となっています。請求書や領収書などの帳簿書類を電子化することで、紙代や郵送費、保管スペースといったコスト削減が可能です。また、印刷や郵送などの手間が省け、データ共有が容易になることで業務効率化が実現します。

電子化にはシステム導入の費用やセキュリティーリスクといった障壁もありますが、請求書受領・発行システムや経費精算システムなどを活用することで、法対応と効率化の両立が可能です。電子化を成功させるには、まず業務フローの棚卸を行い、目的に合ったシステムを選定した後、新しいルールを社員に周知徹底することが重要です。

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