Sansan株式会社は、バックオフィスの実務担当者を対象に
「紙トラブルに関する実態調査」を行いました。
この記事では、多発する困りごとの上位5つと解決策をご紹介します。

近年、電子帳簿保存法などの影響により、紙書類の電子化対応に取り組み始めた企業も多いのではないでしょうか。
しかしながら、「紙書類の対応のため、不要な出社を強いられた（21.76％）」
という回答が上位となりました。

社内の電子化が進んだとはいえ、取引先から紙の状態で届くために、

出社を余儀なくされるケースが多いという意見が見られました。

第4位は「押印処理のため、社内をたらい回しにされてしまった（27.87％）」となりました。
昨今ワークフローシステムの導入などで、業務を効率化する企業が増えている中、
書面でのやりとりもまだまだ発生しています。

一部は電子化できているものの「押印」や「承認フロー」は紙で行っており、

そこでのトラブルの声が多く寄せられました。

第3位は「送ったはずの書類が未着と言われ、確認に奔走した（30.03％）」
となりました。取引先に送付する際だけでなく、
別拠点へ転送する際にも確認工数が発生していることが分かりました。

書類を紛失してしまうと、再配送が必要となるため、社内の処理がさらに遅くなります。

第2位は「特定の書類を参照したいが、紙の量が膨大すぎて見つからなくなってしまった（31.29％）」となりました。
今回の調査では「紙書類の保管場所」に関する悩みも多く寄せられました。

保管方法の属人化や保管スペースの問題により、検索に工数が発生しているようです。

今回の調査で最も多かったのは「データの書類を紙に印刷し、
押印後再度スキャンしなければいけなくなった（46.94％）」というトラブルでした。

紙と電子が混在することで、管理方法がさらに複雑化し、現場では多くの混乱が起きているようです。

紙の書類が引き起こす、「紙トラブルあるある」の上位5つをご紹介しました。

今回の調査を通じて、紙と電子の書類が混在することによる
業務の非効率さがより深刻であることが浮き彫りとなりました。

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